![[info]](http://l-stat.livejournal.com/img/community.gif){kind=small}
Подскажите, с какими проблемами можно столкнуться при устройстве на новую работу?
Девушка хочет устроиться секретарем директора в большую компанию.
Конечно, можно почитать, что пишут в журналах по этому поводу, но там все как-то немного оторвано от жизни, хотелось бы примеров из жизни. Актуальных.
С чем столкнулись вы при приеме на работу, в первый день?
Особенно интересует прием на должность секретарая в крупной фирме.
Девушка хочет устроиться секретарем директора в большую компанию.
Конечно, можно почитать, что пишут в журналах по этому поводу, но там все как-то немного оторвано от жизни, хотелось бы примеров из жизни. Актуальных.
С чем столкнулись вы при приеме на работу, в первый день?
Особенно интересует прием на должность секретарая в крупной фирме.
54 комментария
![[info]](http://l-stat.livejournal.com/img/userinfo.gif){kind=small}
kjell_carsltrom2009-04-24 15:32:00 (ссылка)
у меня что, одной вертится на языке рассказать о обязанностях секретарши директора большой компании?? ^___^
katrenka_jr2009-04-24 17:12:00 (ссылка)
Судя по тону комментария, рассказывать вы собрались о собственном опыте
kjell_carsltrom2009-04-24 19:58:00 (ссылка)
не, у меня другая специальность, чтобы секретаршей у кого-то работать)))))
sashashura2009-04-24 15:33:00 (ссылка)
Помимо страндартных вопросов про белезну зарплаты, условия работы и обязанности,
на таку должность я бы спрашивала в первую очередь про нормированность рабочего дня, обычно руководители по долгу сидять, нужно ли будет оставаться с ним до последнего.
И про отпуск, обычно можно пойти только одновременно с руководителем
capprice2009-04-24 15:35:00 (ссылка)
а это только с директором можно решить, или отдел кадров тоже в курсе? как вы думаете?
sashashura2009-04-24 15:38:00 (ссылка)
Обычно это с самим руководителем нужно решать, т.к характер у всех разный - кому-то пофигу по поводу вечеров и отпуска, а кто-то без секретаря телефонную трубку поднять не может и замен не терпит.
innnnochka2009-04-24 15:57:00 (ссылка)
отдел кадров вполне может быть в курсе, и все равно потом спросить у руководителя
capprice2009-04-24 15:59:00 (ссылка)
мне вот тут ниже намекают на секс услуги )) как вы думаете, это реально?
десять лет назад такая практика была, а сейчас это возможно?
innnnochka2009-04-24 16:11:00 (ссылка)
я уже лет пять в разных компаниях работаю. никогда даже намека со стороны руководителя не было.
надо смотреть на адекватность человека. как он разговаривает, на манеру держаться ...
korabelle2009-04-24 16:07:00 (ссылка)
секретаря именно или секретаря директора?
именно секретаря директора или ассистента? административный ассистент или бизнес?
еще есть у него секретари или ассистенты?
еслечо - по своему опыту расскажу
capprice2009-04-24 16:11:00 (ссылка)
очень прошу - расскажите. если не можете здесь, я адрес вам дам, мейл.
сначала - первый день, устройство на работу. личный секретарь директора, других секретарей нет.
спасибо ;-)
сначала она будет административный, а потом обещают бизнес.
capprice2009-04-24 16:24:00 (ссылка)
как, это всё ? )))
что вам запомнилось в ваш первый день, когда вы пришли устраиваться на работу, что вас удивило? ))
innnnochka2009-04-24 16:39:00 (ссылка)
я уже не помню, что запомнилось.
первые несколько дней всегда смазаны.
мне сложно запоминать одновременно большое количество имен, особенно если попадаются труднопроизносимые ФИО
oksk2009-04-24 20:18:00 (ссылка)
О, меня это больше всего интересовало. :)
Знала, что с другим я справлюсь, а вот еда и питье... Но у меня директор - тетка была, если что, так что никаких побочных требований не было, только служебные и морда лица, чтобы приятная. :)
А так - все вопросы лучше задавать непосредственному начальству - он сразу все разъяснит чего хочет.
korabelle2009-04-24 16:39:00 (ссылка)
да могу, чего тут не мочь)
первый день у всех в состоянии ААААА как вон того чувака звали, я не поняла кто все эти люди, так что стресс в первое время - это нормально
еще может быть неожиданным моментом, что вот на собеседовании такая душка был, такая душка, а вот сейчас, в работе - жесткий руководитель
это нормально, потому что уже пошел рабочий процесс
деньги, отпуск, задержки - лучше оговаривать не с HR, а вообще на собеседовании еще с руководителем
ненормированность и отпуск во время отпуска шефа - нормально и как бы само собой разумеется
личные поручения - нормально и само собой разумеется
вообще в первое время надо постараться осмотреться, понять, как вообще устроен аппарат руководителя, какие есть наработки, что хотелось бы оставить, что поменять, собрать все в кучу - все эти свои мысли, потом их с шефом обсудить
запомнить (записать) имена-отчества-фамилии важные
узнать (записать), где находится нужная информация (папки на сервере, где документы в системе электр документооборота, где личная инфа по рук-лю, где БД контактов его и прочая)
если компания крупная, то HR проведут adaptation - ну, хотя бы минимальный
capprice2009-04-24 16:46:00 (ссылка)
спасибо. а чьи имена больше приходится запоминать - работников фирмы или людей со стороны?
сколько человек в день обращается лично и примерно сколько может быть звонков?
ответы на письма директор сам пишет или это тоже входит в обязаности секретаря?
бывают ли у секретаря помошники? хотя бы временные. если нужно встречу организовать с иностранными партнерами?
вот реально, пишет ли секретарь письма сама?
innnnochka2009-04-24 16:47:00 (ссылка)
это все индивидуально.
кто-ниб. будет передавать "дела"?
надо найти сразу людей, кот. помогут и подскажут.
korabelle2009-04-24 17:20:00 (ссылка)
и тех, и вторых, и третьих (личные контакты)
зависит от конторы: наличия-отсутствие ресепшн, степень возможности доступа "к телу" рук-ля (ср. демократичную IT и регламентированные часы приема у рук-лей министерств и ведомств)
и сам, и ассистент - сначала сам + дает комментарии, что и как и кому
да, как только назревает необходимость в курьере-машине рабочей-младших секретарях, это можно обговорить с рук-лем
в первый день никто ничего сам не пишет
как только будет определенная степень доверия и понимание того, что ассистент уже "в материале" - да хоть с его почты письма можно будет отправлять, чтобы от его имени
главное - не бояться, не умалчивать, не мешать (а помогать), и ВНИМАНИЕ К ДЕТАЛЯМ
soniarem2009-04-24 16:23:00 (ссылка)
про личные поручения спросите. сына из школы забрать, тещу встретить, костюм из химчистки...
capprice2009-04-24 16:38:00 (ссылка)
неужели и такое бывает? не пноимаю, как это можно совместить с работой в офисе.
тещу встртить - куда ни шло, все-таки это редко бывает.
а рубашки готовить чистые директору не надо?
за гардеробом следить?
некоторые на работе переодеваются вроде бы...
холодильник наполнять приходится? (ужас, как глупо звучит...)
innnnochka2009-04-24 16:43:00 (ссылка)
что сложного с холодильником.
у нас есть специально обученные люди, кот. ходят в магазин и по списку все покупают.
надо не самой встречать тещу, а уметь организовать встречу.
у девочки есть организаторские способности?
чем крупнее компания, тем там больше вспомогательных служб
capprice2009-04-24 16:47:00 (ссылка)
организаторские способности есть.
а что за службы могут быть? я вообще не представляю...
innnnochka2009-04-24 16:53:00 (ссылка)
ахо
но многие названия зависят от фантазии ОК.
это ваша первая работа? пытайтесь ориентироваться по ситуации
grizzkina2009-04-24 16:27:00 (ссылка)
А до этого девушка работала секретарем директора? Не очень понятно какие проблемы ее беспокоят. На моей работе главное держаться уверенно и говорить, что все можешь и все умеешь, а когда директор дает какое-то задание, говорить, что сейчас же все сделаю, даже если не знаешь, как это делается, а как делается выяснять как угодно, но только не у директора, директору нужен результат, как он будет достигнут ему не важно. Так же нужна скорость, знание делопроизводства, умение делать несколько дел одновременно и не забывать о мелочах. Если большой объем бумаг, то нужна слепая машинопись, об этом как правило указывают еще в объявлении о вакансии. Секретарь это не только але и чай-кофе. Секретарь директора это фактически его правая рука.
capprice2009-04-24 16:36:00 (ссылка)
спасибо.
я понимаю, что правая рука. но что-то ещё должно быть, кроме бумаг.
я слышала,что, например, график его встречь составляется.. нет?
что включает в себя делопроизводство?
у неё не профильное образование и она не знает, что это такое.
какие необычные задания вы выполняли?
innnnochka2009-04-24 16:38:00 (ссылка)
везде в объявлениях указывают, что надо составлять график встреч, но реально этим мало кто занимается.
главное ничего не пугаться.
мне когда чего-то непонятно, то я задаю уточняющие вопросы
capprice2009-04-24 16:40:00 (ссылка)
приведите примеры заданий, пожалуйста... а то у меня уже мандраж начинается...
innnnochka2009-04-24 16:44:00 (ссылка)
ну например, найти медстраховку, узнать как оформить лицензию на оружие, заказать билеты, гостиницы.
найти что-ниб. в интернете.
в принципе, в интернете есть всякие секретарские форумы
grizzkina2009-04-24 16:48:00 (ссылка)
ну у меня все достаточно просто. Делопроизводство это составление документов в соответствии с гостами, подготовка документов в архив в конце года, подшивка входящей-исходящей документации, запись телефонограмм, грамотное составление деловой переписки и т.п.. График встреч составляется вместе с директором. Могут быть еще встречи директора-гостей в аэропорту, гостинице и т.д. Есть такая вещь как деловой этикет, например встречая шефа-гостей секретарь садиться за водителем, а шеф-гость на заднее сидение за пассажирским креслом. Уметь работать с офисной техникой и АТС тоже нужно. Отправка-забор писем с почты, тоже обязанность секретаря. Это если секретарь-референт в серьезной фирме.
capprice2009-04-24 16:50:00 (ссылка)
ага, а деловой этикет вы где-то сами нашли или вам дали почитать?
почта - электронная или обычная?
grizzkina2009-04-24 21:25:00 (ссылка)
деловой этикет нам преподавали на курсах секретаря референта. Почта обычная пишется на фирменом бланке с необходимыми реквизитами. И отправляется заказными письмами. Электронная тоже в серьезных организациях составлятся по каким-то правилам, я их уже не помню если честно. У нас вся почта идет по одному шаблону
grizzkina2009-04-24 21:29:00 (ссылка)
мое самое необычное и самое бестолковое было попытаться каким-нибудь образом отозвать письмо, которое было отправлено во Владивосток обычной почтой и уже лежало на сортировке в городе получателя. Ну естественно мне это не удалось, т.к. это не реально, почта не будет из миллиона писем выковыривать одно. А самое вызвавшее мандраж на первых порах, найти где шенген мультивизу делают недорого, но и без обмана, да еще чтоб не приходить никуда и чтоб страна была директору удобна.
katrenka_jr2009-04-24 17:08:00 (ссылка)
Если секретарь, то она не одна будет - в больших компаниях обычно целая приемная и секретарей работает человек 5. Если личный помощник/ассистент, то это совсем другая должность. Тут вариантов масса.
Я работаю помощником руководителя в большой компании. У нас есть Секретариат - у них своя работа. Моя работа - это только бизнес моего начальника. Совещания, переговоры, командировки. Составляю довольно серьезные документы уровня предприятия и не только. Собира. для него какие-то обзоры, готовлю опросы сотрудников, в случае необходимости. Короче, на все руки мастер. И оборудования длоя переговоров приходилось настраивать и его автомобиль забирать со стоянки ))
На собеседовании все предметные разговоры лучше вести непосредственно с руководителем.
Спросить нужно жизненно важное - нормированность рабочего дня, з/п, премии, бонусы, отпуск. больничный. Ну и ваши непосредственные обязанности :)
capprice2009-04-24 17:18:00 (ссылка)
готовите документы - это приказы и письма?
обзоры вы делаете на основе документации предприятия или по отрасли?
вам работа нравится? заграничные командировки были? ;-)
решила все сразу узнать... ;-)
katrenka_jr2009-04-24 17:27:00 (ссылка)
Приказы и письма - это серкретариат.
На мне составление различных Положений. Грубо говоря Правил функционирования предприятия. Все время все совершенствуется ))
Обзоры по предприятию, отрасли и прочее - все, что потребуется.
Работа очень нравится! Начальник - настоящий профессионал, с такими людьми даже просто приятно посидеть и послушать их на совещании )) В командировки я не езжу, но думаю, что они еще будут. За границу я и сама езжу запросто ))
geenevra2009-04-24 18:28:00 (ссылка)
То есть девушка хочет быть секретарём в крупной фирме, но ничего об этой работе не знает ?
Тогда так - при собеседовании пусть говорит, что знает всё, а сразу по приёму кидается искать свою должностную инструкцию и стандарты организации :)))И учить, учить наизусть :)
Работа не так проста, как принято думать )
Понадобится умение строить отношения с людьми, отличная память, организованность , владение офисной техникой и хороший руский язык.
Самое сложное поначалу - понять структуру организации, распределение обязанностей всех участников , запомнить их имена и не стать всехним секретарём :))))
babygirl121232009-04-24 19:55:00 (ссылка)
Устраивалась как-то помощником руководителя. Первые пару дней работала со старым ассистентом, она мне дела передавала, всё нормально было. На третий день, когда я уже должна была одна работать, она пришла с утра, выдала мне толстенную папку с бумагами и листочек с телефонами. Оказалось, что она писала своему начальнику диссертацию, а телефоны - это преподаватели, руководители, ну или кто там, с кем надо советоваться по ходу написания. Оказалось, что теперь этим всем должна была заниматься я, о чём никто раньше ни словом не обмолвился. Я встала и ушла, по пути зайдя в отдел кадров за трудовой. Они мне, к счастью, даже запись туда не успели сделать.
takatuka2009-04-25 15:19:00 (ссылка)
Я никогда не работала помощником руководителя, но, на мой взгляд, среди прочего нужно понять, всех ли звонящих руководителю переключать на него. Был момент, когда мне пару дней приходилось принимать входящие звонки, и самой каким-то образом угадывать, стоит ли переключать на руководителя, или тупо на каждый звонок говорить, что того нет на месте.