я несколько недель назад перешла на работу, на которой в числе моих обязанностей - координировать между собой действия эдак трех отделов для выполнения в срок неких общих задач. то есть, от заявки, которую присылаю я, до ее выполнения задача проходит несколько этапов и над ней работает - иногда поэтапно, но чаще всего вообще одновременно - много разных людей, а координирую отлаженное передвижение этой задачи от этапа к этапу - я.
понятное дело, что когда над одной задачей работает сразу много народу, то это идеальная почва для
а) возникновения эффекта сарафанного радио (кто-то неточно поставил задачу, кто-то не так ее понял, кто-то не уточнил дедлайн, кто-то кому-то в аське сказал, что дедлайн тогда-то, а на самом деле дедлайн на два дня раньше и т.п.)
б) для спихивания своих факапов на других

при этом поскольку я такой же рядовой сотрудник, как и все остальные, у меня нет никаких рычагов воздействия, кроме как или по каждому проблемному вопросу жаловаться своему руководителю (и тогда всякий раз сарафанное радио и перекладывание факапов с отдела на отдел будет начинаться заново вообще без всякого кпд), или придумать, как максимально эффективно структурировать и отладить систему ведения этих задач (я бы сказала - алгоритм моих собственных действий при ведении этих задач) так, чтобы в итоге абсолютно все участники процесса точно и без вариантов знали, что надо и когда это надо.

поэтому у меня сразу два вопроса к более карьерно продвинутым девам (мне как-то только 22 и это моя первая более или менее серьезная работа:)

1. как эффективно координировать между собой действия нескольких отделов в процессе работы над общей задачей?
2. как вы справляетесь с отслеживанием большого количества текущих дел? например, у вас есть штук 15 разных вещей, которые вы ведете в течение продолжительного времени (а не единоразово - сделал и забыл). я пока просто записываю в тетрадку список задач и статус по каждой и пробегаюсь по ним глазами пару раз в день, чтобы ни про что не забыть, но я догадываюсь, что есть более эффективные методы самоорганизации :)
есть какие-нибудь ноу-хау, практические советы и полезные книжки? )