Да, вот такой тупой вопрос к девушкам, которые занимаются ведением проектов.

Предыстория: до сегодняшнего дня на работе я спокойно и размеренно занималась определенным объемом рутинных задач (я в финансах, если что), там все достаточно просто и понятно - есть ежедневные задачи, есть закрытия ежемесячные, ежеквартальные и годовые, есть разовые проекты (но, что важно, вела их не я, просто делала какой-то участок, меня касающийся), но везде были понятны и объем, и дедлайны.

Сейчас же эту прекрасную понятную часть у меня отобрали, а взамен предложили (предложение, от которого невозможно отказаться) вести несколько проектов самой.
С одной стороны интересно, с другой стороны я поняла, что теряюсь, т.к. не могу понять, как держать под контролем весь объем задач (которые часто возникают из ниоткуда).
Проблем несколько:

1) по многим вопросам приходится искать ответы у достаточно значительного круга лиц. отвечать никто не торопится, приходится дергать, я не против, но т.к. вопросов много, часто забываю пнуть в нужный момент.
сейчас в списке задач пишу статус и историю проблемы, но это не особо удобно, т.к. проблемы обрастают деталями, которые хорошо бы держать на виду (а с другой стороны не хочется раздувать список).

плюс решение определенных вопросов зависит от готовности сразу нескольких систем, как мониторить их состояние? чтобы была возможность отвесить разработчикам мотивационный пендель, пока еще не совсем поздно?

2) часть вопросов невозможно решить прямо сейчас, их переносят на более поздние релизы. как не забывать, что куда перенеслось? чтобы иметь возможность заблаговременно все проверить и исправить?

3) в этом хаосе очень легко лимонить неприятные задачи, которыми лень или не хочется заниматься. как заставлять себя делать то, что не нравится?

Вопросы, может, и тупые, но я действительно никогда подобными вещами не занималась, и мне сложно. Кажется, что я не замечаю каких-то очевидных вещей, из-за которых задачи разбегаются, как тараканы%)
Девушки, как вы ведете большой объем очень разных задач с большим кругом ответственных лиц?
Каким софтом пользуетесь?
Или есть лайфхаки, как организовать так, чтобы среди ночи не просыпаться с мыслью "блджад, я забыла сказать тем-то сделать то-то!!"
На работе посоветовать некому, нас тут мало, и опыта у людей не больше, чем у меня.:/