![[info]](http://l-stat.livejournal.com/img/community.gif){kind=small}
Ушла я тут в отпуск на неделю, но приходится решать рабочие вопросы.
Поскольку с нашего проекта недавно уволился коллега, я осталась пока одна с ассистентом. На время отпуска все дела, соответственно, передала ему. Он толковый, мне нравится, но некоторые вещи, к сожалению, делать пока не умеет. И мне кажется, что пока я была на работе, он не особо вникал в суть происходящего.
Я в городе, никуда отдыхать не уехала. В итоге ассистент мне звонит по 3 раза в день с разными вопросами. И все бы ничего, но большинство ответов можно найти в почте и рабочих материалах. Но проще, конечно, позвонить. Плюс меня попросили помочь с одним заданием, которое ассистент не в состоянии выполнить (мне за выполнение в отпуске обещают всякие плюшки). Вернее, он сделал, но клиенту не понравилось. Я посмотрела то, что он там наваял - и впрямь, мамадорогая, не знаю, как клиент там их не съел сразу. Ну и вообще, насколько я могу судить по почте (пришлось посмотреть ее), он косячит прилично. И речь не о том, что он не в состоянии выполнить, а о неувиденных письмах, забывчивости, невнимательном прочтении заданий и т.п. В то же время он впервые остался один с большим клиентом, я понимаю его волнение и прочее - хорошо представляю себя на его месте.
В итоге я почувствовала себя виноватой в том, что ассистент недостаточно подготовлен к самостоятельной работе. С другой стороны, на то он и ассистент, помощник, а не ведущий проекта. С третьей стороны, я вообще могла свалить за границу, и тогда коллеги разбирались бы во всем сами вообще без моей помощи. С четвертой - разгребать все это в любом случае мне.
Проблема еще в том, клиент непредсказуем: может неделями быть затишье, а потом внезапно появится срочное задание, и это нельзя предугадать. Т.е. я не могу, планируя отпуск, с уверенностью сказать, что во время отпуска все будет тихо-спокойно.
Собственно, вопросы:
1. Случались ли у вас подобные ситуации и как вы их разруливали?
2. Если бы вы были клиентом, вас ведь не волновало бы, кто у подрядчика ушел в отпуск. заболел и прочее, вам ведь важен факт сделанной хорошо и в срок работы? Смутила ли бы вас смена контактного лица на ассистента?
3. Как быть с ассистентом? С одной стороны, он косячит. С другой - все-таки самостоятельно что-то делает.
4. Кто должен отвечать за замену людей во время отпуска? Сами отпускники или начальство?
Пост удалю через некоторое время.
Поскольку с нашего проекта недавно уволился коллега, я осталась пока одна с ассистентом. На время отпуска все дела, соответственно, передала ему. Он толковый, мне нравится, но некоторые вещи, к сожалению, делать пока не умеет. И мне кажется, что пока я была на работе, он не особо вникал в суть происходящего.
Я в городе, никуда отдыхать не уехала. В итоге ассистент мне звонит по 3 раза в день с разными вопросами. И все бы ничего, но большинство ответов можно найти в почте и рабочих материалах. Но проще, конечно, позвонить. Плюс меня попросили помочь с одним заданием, которое ассистент не в состоянии выполнить (мне за выполнение в отпуске обещают всякие плюшки). Вернее, он сделал, но клиенту не понравилось. Я посмотрела то, что он там наваял - и впрямь, мамадорогая, не знаю, как клиент там их не съел сразу. Ну и вообще, насколько я могу судить по почте (пришлось посмотреть ее), он косячит прилично. И речь не о том, что он не в состоянии выполнить, а о неувиденных письмах, забывчивости, невнимательном прочтении заданий и т.п. В то же время он впервые остался один с большим клиентом, я понимаю его волнение и прочее - хорошо представляю себя на его месте.
В итоге я почувствовала себя виноватой в том, что ассистент недостаточно подготовлен к самостоятельной работе. С другой стороны, на то он и ассистент, помощник, а не ведущий проекта. С третьей стороны, я вообще могла свалить за границу, и тогда коллеги разбирались бы во всем сами вообще без моей помощи. С четвертой - разгребать все это в любом случае мне.
Проблема еще в том, клиент непредсказуем: может неделями быть затишье, а потом внезапно появится срочное задание, и это нельзя предугадать. Т.е. я не могу, планируя отпуск, с уверенностью сказать, что во время отпуска все будет тихо-спокойно.
Собственно, вопросы:
1. Случались ли у вас подобные ситуации и как вы их разруливали?
2. Если бы вы были клиентом, вас ведь не волновало бы, кто у подрядчика ушел в отпуск. заболел и прочее, вам ведь важен факт сделанной хорошо и в срок работы? Смутила ли бы вас смена контактного лица на ассистента?
3. Как быть с ассистентом? С одной стороны, он косячит. С другой - все-таки самостоятельно что-то делает.
4. Кто должен отвечать за замену людей во время отпуска? Сами отпускники или начальство?
Пост удалю через некоторое время.
33 комментария
![[info]](http://l-stat.livejournal.com/img/userinfo.gif){kind=small}
innnnochka2011-11-10 11:48:00 (ссылка)
а зачем пост удалять, ассистент в ГОО?
Я раньше тоже была такой супер-ответственной, все контролировала и т.д. Сейчас я тоже ответственная, но научилась отключаться, делить рабочее и не рабочее. Зачем вам отпуск? Если вы во время отпуска будете все время думать о работе, то вы не отдохнете. И кому от этого будет лучше?
Что касается ассистента, то надо либо брать изначально человека, кот. не косячет и не совершает ошибок, либо дать ему возможность научиться самому исправлять свои ошибки.
greenheel2011-11-10 11:52:00 (ссылка)
нет, но мало ли где потом это может вылезти)
ну вот я не могу понять, то ли я слишком ответственная и пора отключить телефно, то ли это нормально и я наоборот должна быть наготове, т.к. оставила проект на ассистента
tschapperl2011-11-10 11:55:00 (ссылка)
если второе, то вам тогда вообще нельзя холдить в отпуск, болеть, уезжать, брать отгулы, отпуска за свой счет и так далее.Это просто проект, это не ваша жизнь.
innnnochka2011-11-10 12:18:00 (ссылка)
нормально это или нет, решаете вы на основании того, что принято в компании.
мобильный вам кто оплачивает? если компания, то в некот. компаниях требование быть на тел. 24 часа в сутки.
когда мой начальник был в отпуске, я ему звонила один раз, когда нужно было срочно воспользоваться его компьютером.
tschapperl2011-11-10 11:54:00 (ссылка)
Не берите трубку!!! вы в отпуске, все.
2. мне пофиг, хоть уборщица пусть занимается, главное результат
3. Уволить и поменять, ассистентов легко найти я думаю
4. Начальство на то оно и начальство
speedfear2011-11-10 12:04:00 (ссылка)
1. Случались такие ситуации, и с той стороны, и с другой. Сначала я была на месте вашего ассистента, и довольно часто тревожила начальника по рабочим вопросам, когда он был в отпуске (правда по почте). Это было не потому, что я плохо работала, а потому что было непривычно принимать решения самостоятельно, плюс начальник так ставил ситуацию. Т.е. он всегда очень сильно во все вникал и все контролировал. Постепенно я научилась быстро оценивать ситуацию, узнала, какие факторы принимать во внимание, а какие можно игнорировать, и теперь за 2х недельный отпуск начальника я могу ни разу ему не написать - нет необходимости. При этом проекты, конечно, не страдают.
Сейчас я больше с другой стороны - на вашем месте. У меня большая команда, за которую я отвечаю, и когда я в отпуске - то получаю разнообразные вопросы, иногда звонки. Работаю над этим - знакомлю людей с проектами глубже, учу самостоятельно докапываться до истины, и потом принимать решения. По-моему, ситуация улучшается :).
Ну т.е. если вопрос - как разрулить, то мой ответ: вот прямо сейчас никак, помогайте ассистенту по мере сил. Но после отпуска работайте с ним вместе, чтоб "натаскать" его на решение срочных вопросов без вас (возможно с помощью других коллег).
2. Мне, как клиенту, не важно, кто работает, лишь бы все было в срок и хорошо сделано.
3. Про ассистента еще раз - если человек хочет работать, но не умеет, то научите. Если не хочет - тут увы. В общем, поговорите с ним. Попросите быть самостоятельнее.
4. Конечно, это надо обсуждать с начальством в том числе. С другой стороны, у вас есть подчиненный, и я так понимаю, что ваша работа в том числе, чтобы он справлялся со срочной работой и без вашего присутствия на работе.
marina_akulich2011-11-10 12:05:00 (ссылка)
1. в первый раз разруливала из отпуска, потом учила ассистентов или меняла их
2. не волновало бы
3. на первый раз "понять. простить и отпустить", если во второй-третий раз такое будет - уволить :(
4. отпускники
nepher2011-11-10 12:06:00 (ссылка)
1. Если клиент горячо любимый, и я его лично веду, то он у меня в курсе, что я в отпуске. Поэтому он также в курсе, что со своими срочными заданиями либо к другим коллегам, либо пусть ждет.
2. Не волновало бы. Срок есть срок.
3. Учить дальше, или увольнять. В зависимости от того, как долго живут косяки, как часто повторяются одни и те же и т.п.
4. Зависит от уровня людей.
greenheel2011-11-10 12:16:00 (ссылка)
по первому - у меня клиент тоже в курсе, что я в отпуске
но он же не будет останавливать свою активность из-за того, что его основное контактное лицо отдыхает :)
la_campanilla2011-11-10 12:12:00 (ссылка)
1. Случалось. Просто запасайтесь терпением, все человеку объясните, если ассистент толковый то в слдующий раз косяков будет гораздо меньше.
А со временем и вообще не будет. А если бестолковый, то вы это скоро сами поймете.
2. У меня как у заказчика подобные ситуации тоже бывали, стараюсь отнестись с пониманием, люди же не роботы.
3. См п.1.
4. Зависит от внутренней политики компании. У нас - отпускники.
nimcheg2011-11-10 12:14:00 (ссылка)
ассистент-дурак. не проявляет инициативу, не хочет думать своей головой. Или ответственности боится или просто ленивый дурак.
и проблема в организации, где один человек отдыхает, а вместо него только ассистент.
greenheel2011-11-10 12:19:00 (ссылка)
у меня ощущение, что у него от волнения голова перестала работать
меня удивило то, что он не отслеживал кучу вещей, пока я работала, хотя переписку по всем вопросам он читает
nimcheg2011-11-10 12:25:00 (ссылка)
лентяй. у нас ассистент получает инструкции от сотрудника и делает все сам. Может где-то перебдеть, но чтобы проигнорировать письмо или тупить-отмазываться - никогда. Но у нас вообще очень хорошая толковая девочка.
Я не считаю, что ассистент-это овощ, который тупо делает то, что ему скажет руководитель, своя голова-то есть.
a_u2011-11-10 12:18:00 (ссылка)
1. мы тоже работаем с клиентами / проектами, и поэтому такие ситуации - норма. особенно в вашей ситуации - когда на проекте остаётся неприкрытый опытным сотрудником ассистент. в таких случаях делать нечего - я работала из удалёнки, неважно - сидя днём в Эйлате у бассейна, или в Риме вечером... спасает только выращивание кадров. например последние мои два отпуска были на удивление спокойными - за 10 дней в Тоскане ответила всего на 2 письма, за неделю в Париже - один раз позвонила клиентка, узнав что я в отпуске извинилась и сказала что будет звонить напрямую руководителю проектов. это при том что в моей группе параллельно идут десятки проектов. но это возможно только в ситуации когда есть опытные, самостоятельные люди.
плюс у нас есть чёткая концепция - если человек в отпуске - мы его должны максимально прикрывать и не отвлекать. то есть сначала стараемся решить задачу своими силами / договориться о переносе, и только если ситуация критическая - ок, пытаемся связаться с отдыхающим. но обычно - справляемся.
2. если бы я была клиентом, то хотела бы чтобы меня сильно заранее предупреждали об отпусках / перестановках и о заменяющих людях. это мне позволит понять, что например при введении в игру ассистента мне, скорее всего, потребуется больше дней на проверку и согласование результатов работы.
3. ну он ассистент, а не махатма ганди, ассистенты все косячат, даже самые лучшие и перспективные. важно посмотреть как человек ведёт себя после - он должен не искать крайних и не оправдываться, а решать проблему. и делать для себя выводы.
4. кто отвечает - зависит от стиля работы. у нас например когда сотрудник уходит в отпуск - он сам договаривается кто что "подхватит", и пишет учасТнегам письмо - с краткой информацией по проектам / этапам / срокам / клиентам - и кто за что отвечает, с копией директору (мне). ко мне подходит в крайнем случае - когда непонятно кому передавать, или это какой-то клиент, где лучше привлечь директорский ресурс.
но у нас в целом хватает ресурсов, т.е. например у меня в группе 15 человек разного уровня, плюс есть ещё другие группы - то есть уход в отпуск даже 2-3 человек из группы одновременно мы можем выдержать. единственное - я стараюсь не уходить в отпуск одновременно со своим неофициальным заместителем, плюс люди работают по командам - и кто-то из команды всегда на месте, и в итоге всё разруливается.
у вас, насколько я поняла, основная проблема - вас в целом мало, то есть один человек - это 50% трудовых ресурсов -)) в этой ситуации нужно ставить вопрос перед вышестоящим начальством и срочно брать кого-то ещё (и вы вроде как ищете), плюс подключать к проекту начальство. а уволившуюся коллегу нельзя было попросить помочь пока Вы в отпуске? отпуска и увольнения как-то планируются заранее - неужели нельзя было согласовать? в самом крайнем случае - можно было наверное позвонить за 2 недели до отпуска большому клиенту и обсудить - можно ли что-то начать раньше / что-то перенести.
littlefurry2011-11-10 12:39:00 (ссылка)
1. да, но это бывает редко и по тем вопросам, которые я действительно не могу отдать подчиненным (например, если для выполнения задания нужно доработать систему управления сайтом. это моя епархия, я пишу тз программеру и контролирую потом весь процесс), так что изначально спокойно отношусь к подобным вещам. с одной стороны, рук-во ценит, что я и из отпуска поработаю, если будет большая необходимость. с другой - мне самой так спокойнее, я знаю, к чему вернусь.
2. не смутила бы, смутили бы косяки и задержки.
3. учить
4. если отпускник - я, то я отвечаю. если мои сотрудники - то опять я, как начальство)
blizznets2011-11-10 13:08:00 (ссылка)
я с другой стороны баррикад бывала. т.е. когда на меня, только что пришедшую в компанию, свалили текущие дела, поскольку ведущий их человек ушел в отпуск.
1. Случались ли у вас подобные ситуации и как вы их разруливали?
Отпускнику я не звонила даже тогда, когда начальство говорило звонить. Потому что отпуск - это святое. Пыталась найти ответы в почте или др. материалах. находила :) правда, времени на поиски уходило много.
2. Если бы вы были клиентом, вас ведь не волновало бы, кто у подрядчика ушел в отпуск. заболел и прочее, вам ведь важен факт сделанной хорошо и в срок работы? Смутила ли бы вас смена контактного лица на ассистента?
Хм, ну если я бы знала, что человек в отпуске на неделю, я бы все наиванейшие дела решила с ним через неделю, а с текучкой может и ассистент справиться. если дело не ждет, то пусть делает другой человек. в срок и качественно, а каким образом - его проблемы. смена контактного лица без предупреждения смутила бы (если б я была постоянным клиентом, могли б и по мыло предупредить, что на время я буду терроризировать другого).
3. Как быть с ассистентом? С одной стороны, он косячит. С другой - все-таки самостоятельно что-то делает.
А какие варианты? а как давно он у вас работает? если до года и косяки - это одно, если больше, то другое.
Я б ему сказала: милок, ты это, гляди, что я и как делаю. по возможности. а то так и будешь ассистентом. ну и лучшая учеба - в процессе :)
4. Кто должен отвечать за замену людей во время отпуска? Сами отпускники или начальство?
Начальство.
iris_ka2011-11-10 13:15:00 (ссылка)
1. нет не случалось... хотя иногда бывают моменты, когда без "звонка другу" никак не обойтись...
2. да, пофиг кто именно будет это делать... главное - результат
3. ассистент не особо грузился, зная, что можно будет позвонить, если что... так что на будущее не сообщайте о своих планат на отпуск и все...
4. начальство же не просто так подписывает заявление на отпуск - оно и должно решить, кто и что будет делать в отсутствие сотрудника
milgrana2011-11-10 13:48:00 (ссылка)
Не надо "представлять себя на его месте". Человек явный раздолбай. Это полный атас - дергать вот так человека в отпуске. Вы слишком мягкая. Я бы не брала трубку. И только что наблюдала, как мой мужчина не берет трубку в отпуске - им это проще, они пожестче, девочкам вечно надо чувством вины и гиперответствнености запариться. ) Хотя судя по всему, если вы перестанете отвечать, он так ничего и не найдет. Работа может пострадать. Знаете, у меня бывали всякие ассистенты - хорошие и нет. Этот явно не фонтан.
1.Нет.
2.Не знаю. Я вообще с п онимание мотношусь к такому. Но зависит от работы. Если очень важная - волновало бы. Но с др. стороны, надо было бы тогда просто четче спланировать, чтобы не пришлось на отпуск.
3.Менять.
4.Начальство, но если важено, чтобы все не пошло черти как за время отъезда. то желательно принимать в этом процессе (выбора замены) участие.
graire2011-11-10 14:01:00 (ссылка)
я оставалась за такого ассистента. Нормально, пережили, подключала всех технарей, пытала генерального, но в конечном итоге только одну задачу не решила, и то из-за абсолютного неадеквата со стороны контрагента. Работала на тот момент меньше года, сфера весьма специфическая. Начальник часть времени был недоступен вообще, даже по мобильному.
со стороны клиента - клиент работает с поставщиком-организацией, а не с человеком, платит и оформляет документами выполненную работу, с какого перепуга его должно волновать, что происходит в организации-поставщике. Если та не может справиться со своим персоналом, это не проблемы клиента.
jfht2011-11-10 14:21:00 (ссылка)
1. Нет, не случались, обычно мои заместители наоборот стараются не беспокоить меня в отпуске
2. Да, я бы отнеслась с недоверием, особенно если этот ассистент косячит
3. Плохой ассистент, если вместо того чтобы посмотреть в почте или документах, названивает. Тревожный очень сигнал
berryl2011-11-10 14:28:00 (ссылка)
1. Была и в позиции того, кто только начинает и косячит, и "старшего по званию" в отпуске. в первом случае мне звонил старший юрист и помогал. Но что-то не больше 3-5 раз за 2 недели, к тому же, это был именно что серьёзный проект, который он должен был сдать перед отпуском (и сдал), но проект реинкарнировался. Во втором, я в отпуске сейчас, и есть ощущение, что мне звонят с вопросами, ответ на которые знает человек напротив. превое время подходила к телефону каждый раз, но сейчас меня это уже бесит, так что из 5 звонков в день отвечаю на один. В конце концов, не так сложно объединить все вопросы в один звонок.
2. Есть вопросы срочные, а иногда клиент просто вдруг проснулся. Идеальный вариант - оценить срочность работы, и если работа не срочная, то разъяснить ситуацию клиенты и предложить подождать до выхода ведущего специалиста. В реальности, большинство вопросов вполне терпят 5 рабочих дней.
3. Ну, вы же можете оценить его общий уровень подготовки и понять, в состоянии ли он с имеющимся опытом разрулить проблему или нет. Если проблема только во внимательности, может быть полезно наоборот его чуть меньше опекать сейчас.
4. От компании зависит.